¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se realiza para crear un producto, servicio o resultado único.
Es necesario planificarlo porque hay muchos factores que deben tenerse en cuenta, como por ejemplo, tareas, recursos o riesgos. (Project Management Institute (PMI)).
Las características principales que debe tener un proyecto:
• Es temporal, tiene una fecha de inicio y otra de finalización.
• Se realiza una única vez, no se repite. Si lo hiciera, estaríamos hablando de ‘operación’ y no de ‘proyecto’.
• Persigue un objetivo claro.
Los proyectos llevan asociados una serie de riesgos, suelen contar con un presupuesto e implican a varias personas con diferentes roles y grados de responsabilidad.
La propia planificación se entiende como una de las partes de un proyecto (las otras serían: iniciación, ejecución y cierre).
En la práctica, la planificación de un proyecto se convierte en la guía que utiliza el Project Manager, el Gestor o el Digital Product Manager para asegurarse de que el trabajo se está llevando a cabo y de que el objetivo u objetivos marcados pueden alcanzarse.
¿Cómo se planifica un proyecto?
La correcta planificación de un proyecto debe ser paso a paso. Hay que empezar por lo más importante, definir cuál es el objetivo, y seguir un orden establecido. Además, es recomendable hacerlo con tiempo, para encajar cada persona, recurso y necesidad en el lugar preciso.
A la hora de realizar proyectos, ¿cuántos pasos hay que dar? Depende, no existe un número concreto. Lo que se mantiene invariable es el orden.
- 1. Definir el objetivo
- 2. Establecer el alcance
- 3. Identificar recursos, costes y riesgos
- 4. Elaborar el BRD
- 5. Desglose de tareas
- 6. Calendarización
BRD son las siglas de Business Requirement Documentation, el documento que incluye la información referente al objetivo, el alcance, los recursos, los costes y los riesgos. Con este documento revisado y aprobado por quien tenga la competencia de darle luz verde, empieza el ‘tetrix’ de la planificación.
Todo proyecto debe poder dividirse en tareas y subtareas medibles, tangibles y con un responsable asignado. En otras palabras, el desglose de tareas consiste en especificar qué hay que hacer y quién lo hace y cuándo. Cuando más detallado, mejor.
Para esto son muy útiles los EDT (Estructura Desglosada del Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure), representaciones gráficas que ofrecen una visión global del proyecto y permiten conocer en qué punto se encuentra.
Existen muchas formas de realizar un WBS, pero desde el PMI —en su guía Practice Standard for Work Breakdown Structures (2006)— aconsejan, entre otras cosas, que cada elemento sea un entregable y tenga asignado un único responsable.
El WBS, también es útil diseñar una matriz RAM o de asignación de responsabilidades, para que cada miembro del equipo tenga claro qué tiene que hacer y ante quién tiene debe responder.
Objetivos de un proyecto, regla SMART:
- S de específico (specific en inglés).
- M de medible (measurable).
- A de alcanzable (achievable).
- R de realista (realistic).
- T de ligado a un momento del tiempo (time-bound).
Otra técnica para fijar objetivos que está ganando popularidad en el mundo empresarial, y más aún en las tecnológicas, es el OKR (Objectives and Key Results). Según este método, cada objetivo lleva asociados unos KPI (Key Performance Indicator) o indicadores clave de desempeño, y todos ellos deben ser conocidos y compartidos por el equipo que participa en el proyecto.
Las ventajas de planificar son numerosas:
- Tienes una visión global del proyecto.
- Todo el equipo está alineado en la consecución de objetivos.
- Puedes detectar necesidades y problemas con antelación.
- Ahorras tiempo en la toma de decisiones durante la ejecución.
- Cumples con los plazos marcados.
La buena planificación es aquella que se adapta al desarrollo del proyecto. Para esto es clave la metodología Agile (Scrum, Kanban) y su apuesta por la mejora continua.
